Les étapes clés pour réussir la mise en place d’un suivi de flotte

En entreprise, la mise en place d’un suivi de flotte peut radicalement changer le fonctionnement de cette dernière notamment pour améliorer sa productivité. Cela étant, il est nécessaire de faire les choses étapes par étapes afin que ce changement se mette en œuvre de manière efficace. Alors qu’est-ce qu’un suivi de flotte exactement ? Quelles sont les étapes qui permettent de mettre en œuvre ce changement ?

Un suivi de flotte, c’est quoi ?

Le suivi de flotte en entreprise repose sur l’utilisation d’une technologie GPS directement intégrée dans les véhicules et pilotée par un logiciel. Le logiciel collecte des données qu’il est en mesure de traiter en temps réel pour optimiser les trajets, limiter les dépenses de carburant, opter pour une conduite plus sécurisée, répondre à une mission le plus rapidement possible, etc. Il y a donc de multiples raisons pour lesquelles une entreprise peut opter pour du suivi de flotte.

Pour se faire, elle va faire appel à un prestataire spécialisé qui propose justement un logiciel de suivi de flotte. Ce dernier va proposer une solution adaptée aux besoins de l’entreprise pour que cette dernière puisse faire le suivi de l’ensemble de ses véhicules. Afin que ce système puisse être mis en œuvre convenablement, il va falloir suivre des étapes spécifiques.

Quelles sont les étapes de mise en place d’un suivi de flotte ?

Différentes étapes sont nécessaires pour que le système de suivi de flotte soit adapté aux besoins de l’entreprise.

Définir les besoins

La première des étapes du suivi de flotte consiste à définir les besoins de l’entreprise. En effet, avant d’investir dans ce type d’outil, l’entreprise se doit de savoir quels sont ses attentes et besoins pour s’assurer que la solution choisie saura y répondre. Plusieurs objectifs peuvent être remplis comme réduire les frais de carburant, gagner du temps sur les trajets, faciliter la gestion de la flotte, etc.
L’entreprise doit donc commencer par lister tout ce qu’elle attend de ce logiciel. C’est un premier pas parmi les diverses étapes du suivi de flotte, mais il sera déterminant pour toute la suite du processus. Il est donc important de prendre le temps de la réflexion dès le départ.

Définir les critères de son logiciel

Une fois que les besoins sont clairs, la seconde des étapes du suivi de flotte consiste à mettre le doigt sur les différents critères que l’on attend de son logiciel. Quelles sont les informations auxquelles on veut accéder (distances parcourues, position du véhicule en temps réel, etc.), mais aussi les attentes que l’on a de son outil. Cela peut être la possibilité de recevoir des notifications personnalisées, l’accès aux données depuis un smartphone, la création de rapports en fichier PDF de manière automatisée, etc.

Parmi les étapes d’installation d’un suivi de flotte, il est donc nécessaire de définir les critères que l’on veut voir respecter pour que le logiciel fonctionne convenablement.

Choisir le logiciel

Lorsque l’on y voit plus clair sur ses attentes, c’est alors le moment de choisir le logiciel de gestion de flotte que l’on va utiliser. On peut se renseigner auprès de différents prestataires pour connaitre leurs offres ainsi que leurs tarifs. Certaines sociétés proposent même des démos ce qui peut aider à trouver l’outil qui répondra au mieux à vos attentes. On prêtera également attention au support et à l’accompagnement fourni avec le logiciel proposé.

Pour choisir le bon fournisseur, il faut donc être vigilent sur le SAV, mais aussi sur les références clients dont il dispose, ainsi que sa réactivité, les avis en ligne, l’open sourcing des solutions, etc.

Mettre en place le processus

Enfin, la dernière étape consiste en la mise en place du logiciel de suivi de flotte au sein de l’entreprise. Il va donc falloir coordonner les différents équipements, notamment l’installation des boîtiers GPS traçeurs dans les véhicules, mais aussi peut-être former le personnel à son utilisation et parfois engager un gestionnaire de flotte. Des ajustements peuvent être nécessaires au fil du temps avant de trouver le fonctionnement qui correspond pleinement à son entreprise et à ses besoins.